Ondersteuning van het inkoopbeleid
AVG-verplichtingen en aansprakelijkheid van dienstverleners
Op grond van art. 28 AVG zijn private en publieke entiteiten aansprakelijk en verantwoordelijk voor AVG-inbreuken begaan door hun verwerkers, tenzij deze laatsten AVG-gecertificeerd zijn:
Het is dus hun verantwoordelijkheid om te controleren en aan te tonen dat hun verwerkers volledig AVG-conform zijn. Gelukkig erkent datzelfde artikel ook dat een goedgekeurde AVG-certificering kan worden gebruikt om afdoende garanties aan te tonen.
Impact van de certificering van de verwerker op de verwerkingsverantwoordelijke
| Dienstverlener: | Indien niet gecertificeerd | Indien AVG-gecertificeerd |
|---|---|---|
| Aansprakelijkheid en juridische risico's | Volledig | Verminderd |
| Werklast voor nalevingstoezicht | Volledig | Verminderd |
| Kosten van due diligence | Volledig | Verminderd |
| Financiële risico's op grond van art. 83 AVG | Volledig | Verminderd |
Strategie voor het inkoopbeleid
Hoewel u certificering kunt gebruiken om uw eigen AVG-conformiteit aan te tonen, is het vragen aan uw dienstverleners om AVG-gecertificeerd te zijn een logische keuze. Het vermindert aanzienlijk uw risico's, kosten en werklast. De aanbevolen strategie bestaat uit:
- Neem contact op met uw inkoopteam om hen te informeren over de mogelijkheid om risico's, kosten en werklast voor uw organisatie te verminderen.
- Werk het inkoopbeleid bij door AVG-certificering te integreren als nieuwe factor in het selectieproces van dienstverleners die persoonsgegevens ontvangen. U kunt dit opnemen als gewogen factor gedurende een overgangsperiode van 24 maanden, gevolgd door een verplichte eis na deze periode.
- Informeer uw dienstverlener over uw nieuwe beleid en nodig hem uit om een AVG-certificering aan te vragen.
Ondersteuningsprogramma voor optimalisatie van het inkoopbeleid
Het ECCP biedt gratis online middelen aan alle organisaties die hun inkoopbeleid bijwerken. Daarnaast is een speciaal ondersteuningsprogramma beschikbaar voor bedrijven met een groot aantal verwerkers. Elk bedrijf met een inkoopprogramma van meer dan 20 verwerkers en een inkoopbudget van meer dan 10 miljoen euro kan zich aanmelden voor ons Ondersteuningsprogramma voor optimalisatie van het inkoopbeleid. Geselecteerde aanvragers ontvangen gepersonaliseerde live ondersteuning om hun inkoopbeleid te optimaliseren, evenals een gratis Welcome Pack. Aanmelden voor het ondersteuningsprogramma.
Modelclausules
Bericht van de DPO aan het inkoopteam
"Beste inkoopteam,
Onder de AVG loopt onze organisatie grote en onnodige risico's, kosten en werklast op wanneer gebruik wordt gemaakt van dienstverleners die niet AVG-gecertificeerd zijn. Wij nodigen u uit om de selectiecriteria voor onze dienstverleners bij te werken door AVG-certificering als belangrijk vereiste op te nemen. Wij stellen voor om een overgangsfase van 24 maanden toe te passen waarin dit een gewogen criterium is, voordat het een verplichte eis wordt. Deze aanpassing draagt bij tot een vermindering van de risico's, de kosten van nalevingstoezicht en de werklast voor onze organisatie.
Wij blijven beschikbaar om dit onderwerp verder toe te lichten en te bespreken.
Met vriendelijke groet,
Het DPO-team"
Standaard inkoopclausule
"Om de risico's van niet-naleving van de AVG te minimaliseren, worden dienstverleners die door ons gedeelde persoonsgegevens verwerken, aangemoedigd om de volledige AVG-conformiteit van hun dienstverlening aan te tonen door middel van een AVG-certificering. Een dergelijke certificering zal worden erkend als een sterk en concurrentieel voordeel in het selectieproces. Tegen [datum over 24 maanden of later invullen] wordt verwacht dat AVG-certificering een verplichte eis wordt."
Bericht aan dienstverleners
"Beste dienstverlener en verwerker,
Onze organisatie neemt de bescherming van persoonsgegevens en haar AVG-verplichtingen zeer serieus. Wij willen u informeren dat wij hebben besloten ons inkoopbeleid bij te werken.
Op grond van art. 28 AVG lopen verwerkingsverantwoordelijken risico's en aansprakelijkheid bij niet-naleving door hun verwerkers. Om onze risico's te beperken, moedigen wij onze dienstverleners aan om de volledige AVG-conformiteit van hun dienstverlening aan te tonen door middel van een AVG-certificering. Een dergelijke certificering zal worden erkend als een sterk concurrentieel voordeel in het selectieproces van onze dienstverleners en verwerkers.
In een later stadium, over 24 maanden, wordt verwacht dat AVG-certificering een verplichte eis wordt voor ons inkoopbeleid.
Hoewel een dergelijke AVG-certificering waarschijnlijk enige inspanning van onze partners zal vergen, zijn wij ervan overtuigd dat zij ook een sterk concurrentieel voordeel voor hen zal vormen ten opzichte van andere B2B-partners en klanten, en hen in staat kan stellen nieuwe marktaandelen te verwerven.
Meer informatie over AVG-certificering vindt u online, bijvoorbeeld op gdprcertification.com en europrivacy.com.
Met vriendelijke groet,
Het Inkoopteam"